Primer acercamiento al personal técnico y administrativo en obra

Con esta entrada quiero abrir una temática que encuentro muy interesante: la obra vista como una PYME. Muchos de vosotros sabréis a lo que me estoy refiriendo. De alguna manera podemos establecer una comparativa entre una pequeña y mediana empresa, y una obra, tanto por su constitución, como por su funcionamiento, controles, toma de decisiones, estructura jerárquica, etc. La única diferencia puede ser que por encima del jefe de obra está la estructura de la empresa, pero a efectos prácticos, en muchos casos, podemos considerarlos como “prestadores de servicios” (si es que los prestan, claro está) y el jefe no es más que un gerente al que esa estructura le delega unas responsabilidades. Los que estamos a pie de obra sabemos que muchas veces la empresa de uno acaba en el jefe de obra, para bien y para mal.

Los siguientes puestos, por supuesto, son comunes a todo tipo de obra, no sólo a obras de cimentaciones especiales, pero vamos a nombrarlos aquí porque nos servirán estas líneas como introducción para futuros monográficos de cada una de estas figuras.

Jefe de obra

Se sitúa en lo alto de la estructura jerárquica de la obra y es el máximo responsable de todo lo que ocurre en la obra. Es también la imagen que proyecta la empresa sobre el cliente.

Normalmente reporta al Director de Producción o Director de Operaciones. También debe de mantener una fluida comunicación con el Delegado (comercial) de la zona y con el Jefe de Especialidad, pero hay que tener claro que su jefe directo son cualquiera de los dos primeros.

Sus funciones son las de controlar, coordinar, reportar, decidir o delegar, sobre todos los aspectos relacionados con la obra: económicos, técnicos, relaciones con el cliente, con los suministradores/subcontratistas, con los servicios de la empresa; seguridad y salud, medio ambiente, etc. Para ello se apoyará en sus tres escuderos: el encargado, el jefe de producción y el administrativo. Por las funciones que cada uno desempeñan, todos le son necesarios, como iremos viendo.

Encargado

Reporta al jefe de obra y al jefe de producción, aunque podemos decir que su jefe directo es el jefe de obra. Por debajo de él, jerárquicamente hablando, tiene todo el personal de obra. Todos los operarios tienen como jefe al encargado. Me gustaría remarcar esto ya que es algo que se suele olvidar a menudo. Si en la obra hay más de una persona que da las órdenes, el personal puede empezar a pensar que el encargado no pinta nada, y esto puede ser fuente de muchos problemas.

Funciones:

1. Al inicio de la obra, ayudar al jefe de obra a confeccionar las necesidades de personal, equipos y materiales, y a planificar la ejecución de la obra. Es el experto en ejecución, superando en conocimientos al jefe de obra y posiblemente al jefe de especialidad. Su opinión debe ser tomada muy, pero que muy en serio, pero debe de ser adecuadamente ponderada por el jefe de obra. Es el que más sabe sobre ejecución, pero no es técnico, y a veces obvia otros aspectos que también son importantes.
2. Marcar la planificación óptima de ejecución, que habrá que ajustarla a las restricciones que existan en la obra.
3. Asignar tareas al personal, organizar turnos, llevar el control del personal propio y el subcontratado, planificar pedidos (hormigón, acero, auxiliar), etc. Todas estas tareas y muchas más pueden ya estar planificadas, y puede estar bien auxiliado por el jefe de obra y el de producción, pero él debe de estar atento a que todo esté en orden, para tener al máximo responsable al tanto de todo lo que ocurra.
4. Es el primero que puede detectar faltas de medidas de aseguramiento de la calidad, de seguridad y salud, o de medio ambiente, y deberá intentar corregirlas y notificársela al jefe de producción o al jefe de obra.
5. Mantiene relaciones directas con el cliente y con los suministradores. Puede encargarse de pequeñas gestiones con los servicios de la empresa. Un encargado de trato amable vale por dos.

Jefe de producción

Su presencia en la obra se justifica en una sola palabra: ayudar. Es cierto que todo miembro del equipo está para ayudar, pero el jefe de producción es el único que no tiene ninguna responsabilidad, salvo las que el jefe de obra pueda delegar en él. Su función es auxiliar al jefe de obra, al encargado y al administrativo. Y ayudar no es simplemente estar a lo que le pidan, sino ser proactivo, es decir, aportar ideas e involucrarse en la toma de decisiones.

Con el encargado tendrá una relación muy cercana. En muchas ocasiones se repartirá tareas. Tendrá especial responsabilidad en que la ejecución se ajuste al proyecto, a las especificaciones, al Pliego Técnico… Posiblemente sea el encargado de controlar que todos los ensayos y pruebas se llevan a cabo. En fin, todo lo que se os ocurra, en todo en lo que pueda descargar al encargado de trabajo irá en beneficio de la calidad, la seguridad y la producción.

El jefe de obra seguramente le pida que le lleve el control de la producción, haga un seguimiento de los subcontratistas, del consumo de materiales, de pedidos; realizar comparativos de todo tipo, gestiones con la empresa, control económico, planificación. Posiblemente sea el responsable de la gestión de la calidad, la seguridad y el medioambiente.

Administrativo

Una obra genera muchísima documentación de distinta naturaleza: trabajadores, suministradores, subcontratistas,… por lo que la presencia de una persona que realice estas tareas, cuando la obra es de una determinada envergadura, se hace imprescindible.

Su función es básicamente la de control económico: preparación de seguimientos económicos, facturación, control de documentación, etc. En ausencia de jefe de producción, el jefe de obra puede pedirle que realice tareas como pueden ser preparar comparativos o control de materiales, pero siempre con la adecuada supervisión por parte del técnico. Tendrá también una relación muy cercana con el encargado/jefe de producción, ya que este será el que le suministre información (albaranes, control de horas,…).

Podríamos añadir algunas figuras más, si la obra lo requiriese:

• Responsable de seguridad y salud y medio ambiente, y calidad.

Sería responsable que la obra se llevase a cabo cumpliéndose los estándares legales y contractuales establecidos, en lo que respecta a estas áreas. Las tareas que tuviesen encomendadas el encargado y el jefe de producción pasarían a esta figura.

• Topógrafo.

Es normalmente un subcontratista, pero un subcontratista muy especial para el cuerpo técnico ya que se tiene una relación muy cercana y directa con él. En un momento u otro la presencia del topógrafo siempre es necesaria. Habitualmente hará las veces también de delineante, generando los planos que vayan siendo necesarios.

Bueno, pues presentados quedan. Los vamos a nombrar bastante de aquí en adelante, así que yo creo que era bueno que sepamos todos quienes son, cuáles son sus funciones y lo que podemos esperar de ellos.

Hasta pronto.